Comment améliorer la gestion des dossiers salariaux ?

Une entreprise ou une administration publique se trouve nécessairement confrontée à la gestion du personnel et des documents afférents. Les documents liés au personnel peuvent avoir des formes et des origines différentes : le bulletin de paie, les charges sociales mais également la prise en compte des jours de congé, des accidents du travail, des recrutements ou licenciements éventuels, etc. Ces documents sont chaque jour davantage numérisés et les émetteurs de ces pièces diffèrent dans leurs méthodes de travail. Ainsi, la gestion et l’archivage des documents reçus et/ou à produire peut rapidement devenir complexe et chronophage.

Ainsi, cet article vise à appréhender la meilleure manière d’assurer une gestion saine et efficace des documents sociaux et salariaux. Il convient de souligner que des manquements aux obligations légales, tant dans le domaine de la conservation que de l’archivage, peuvent coûter très cher à certains dirigeants et pénaliser, de fait, l’activité professionnelle. Afin d’y voir plus clair, il convient de répondre aux 4 étapes clés permettant une gestion adéquate de ces enjeux. Ces étapes apparaissent comme indispensables pour bien comprendre la complexité des missions.

Étape 1 : Observer attentivement les délais de conservation des documents

Les documents sociaux et de ressources humaines n’ont pas tous les mêmes contraintes en matière de délai de conservation. Ainsi, si un bulletin de paie doit être conservé au minimum 5 ans sous forme papier ou électronique, le seuil s’abaisse à 3 ans pour les documents relatifs aux cotisations salariales et même à 1 an pour ce qui est du relevé des heures de travail des salariés. Néanmoins, il est vivement conseillé de conserver ces documents sur un temps plus long, voire de manière indéfinie. En effet, un conflit quelconque peut subvenir au sein d’une entreprise ou d’une administration et peut nécessiter l’appui de ces documents utiles. Cela rend nécessaire une politique d’archivage optimale. Ce sont des mesures de protection et de prudence indispensables.;

Les délais peuvent également varier selon le personnel concerné. L’entité doit donc conserver un double regard : les délais de conservation qui lui sont propres et ceux de ses salariés et collaborateurs. Par ailleurs, un de vos anciens collaborateurs peut avoir besoin de certains documents des années plus tard et ce, même s’il est censé conserver ces documents sur une durée illimitée.

Étape 2 : Prendre connaissance des réglementations en vigueur sur la conservation des documents

Il apparaît comme primordial de se pencher sur certains textes de loi afin d’être davantage au fait des dispositions légales.

Ainsi, il convient de rappeler les points suivants :
• Les signatures scannées n’ont aucune valeur juridique et peuvent générer des problèmes complexes. Il est nécessaire de disposer d’un Certificat Électronique pour signer les documents numériques, qu’importe le statut de l’organisme (défini par l’article 1367 du Code Civil).
• Les documents numériques et numérisés peuvent avoir la même valeur juridique que les originaux en format papier s’ils sont fiables, authentifiés et lisibles (défini par la loi du 13 mars 2000 concernant les technologies de l’information).
• La copie d’un document dispose également d’une valeur juridique équivalente au document original si les conditions de la copie permettent d’authentifier le contenu comme l’émetteur (défini par l’article 1379 du Code Civil).
• Des normes professionnelles encadrent les pratiques d’archivage et de gestion des documents (Normes NF Z40-350, NF Z42-013, ISO 14 641-1, ISO 15489).

Il existe d’autres réglementations, à l’échelle nationale, européenne et internationale, qui encadrent les processus de production de documents légaux et les méthodes d’archivage. Cette réglementation est régulièrement mise à jour du fait des évolutions technologiques et des nouvelles exigences de sécurisation des données.

Étape 3 : Faire un audit des processus de conservation des documents

Après avoir pris connaissance des dispositions légales citées plus haut, il convient de réaliser une analyse poussée et approfondie des méthodes et pratiques d’archivage des documents de l’organisme. Il est préférable de ne pas attendre les premières difficultés pour constater que certains types de documents ne sont pas conservés alors qu’ils devraient l’être ou que l’arborescence de l’archivage numérique est peu respectée.

Cet audit offre un panorama intéressant des méthodes de travail appliquées et du temps que cela représente au sein de l’activité de l’organisme. Ces deux facteurs sont absolument cruciaux dans la gestion des documents sociaux : si l’organisation est défaillante, cela va poser des problèmes juridiques, voire financiers ; si le temps accordé à cette mission est démesuré, cela va impacter négativement l’activité et le cœur de métier de l’entité concernée.

Étape 4 : Envisager des solutions concrètes

Dernière étape de la procédure : transformer l’audit en réalité concrète pour l’entreprise ou l’administration. Cette application de décisions doit se construire en lien avec le service des Ressources Humaines de l’organisme. En effet, il apparaît comme évident qu’il ne faut pas surcharger le personnel gérant les Ressources Humaines avec des missions annexes à leur métier comme le tri, la sélection, la conservation et l’archivage des documents.

Les solutions à apporter dépendent en grande partie du contexte dans lequel l’entité concernée se trouve, les moyens à sa disposition, la gouvernance interne de la structure, les relais possibles, etc. Néanmoins, ces missions croisent des champs d’expertise pluriels et cela ne peut pas passer par la simple embauche d’un ou plusieurs collaborateurs supplémentaires dans le service dédié aux Ressources Humaines. La conservation, le stockage et l’accès instantané aux documents sociaux d’une entreprise ou d’une autorité publique nécessitent des solutions juridiques, de l’ingénierie informatique ou encore des conseils stratégiques. Ces missions ne peuvent pas être réalisées par des collaborateurs spécialisés dans la gestion du personnel.

En définitive, il convient de prendre conscience de la complexité et de la diversité des missions nécessaires à la bonne gestion des documents d’une entité. De nombreuses entreprises se spécialisent dans ce secteur nécessitant une forte pluridisciplinarité et une expertise précise. Ainsi, les solutions globales apportées permettent de proposer des logiciels de gestion numérique des documents (utilisables pour tous les documents y compris salariaux et sociaux). Ces logiciels sont souvent développés en vue de permettre une personnalisation de la solution. Le commanditaire dispose d’un bouquet d’options individualisé qu’il peut faire augmenter par le prestataire.

Par ailleurs, les évolutions réglementaires nécessitent une veille constante et précise pour se conformer aux obligations légales. Ces services juridiques sont souvent compris dans le déploiement du logiciel de conservation des documents. En dernier lieu, certaines entreprises spécialisées dans le stockage, la gestion et la conservation des documents proposent également un accompagnement et un management de ces ressources sensibles.

La révolution numérique transforme les pratiques de travail comme la production des documents, ce qui participe à l’émergence de nouveaux métiers, tel que le Tiers archiveur, qui se spécialisent dans la gestion et la conservation des documents d’une entité. Les solutions proposées permettent un archivage numérisé pour un accès optimisé et instantané. L’externalisation de ces missions d’archivage apparaît chaque jour davantage comme un mouvement de fond.

La société LOCARCHIVES existe depuis près de 40 ans et accompagne les entreprises et organismes publics dans leur politique de gestion, conservation et archivage de documents professionnels. Elle se spécialise dans la production d’outils digitalisés avec des solutions sur mesures pour répondre aux besoins quotidiens des clients-partenaires.

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